Como o varejo pode usar o XML das Notas Fiscais para reduzir custos da operação e construir vantagens competitivas

Todo varejista recebe um grande volume de XMLs de notas fiscais emitidas por seus fornecedores para seu CNPJ, assim como emite notas sobre suas vendas. Isso não é novidade. Porém, o que nem todos os profissionais de loja virtual sabem é que esse documento guarda informações estratégicas que podem se converter em diferencial competitivo quando usadas adequadamente.

A gestão dos documentos fiscais pode ajudar a sua loja virtual na redução de custos, otimização de armazenamento e logística, atendimento ao cliente, renegociação de contratos e, o principal, Compliance Fiscal.

A fonte de todos os dados

O arquivo XML é a versão digital da nota fiscal e obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal e é ele que será a fonte de todos os dados que serão usados nas análises.

Essencialmente existem dois grupos de notas que precisam ser guardadas para que a análise seja efetiva.

Notas fiscais emitidas

O primeiro grupo é forma é por:
NFCe: nota emitida em todas as vendas da loja virtual;
CTe: documento que é emitido pela transportadora.

Dados como estado de origem e destino, impostos e valor do frete estão presentes nos documentos.

Notas Fiscais Recebidas

Esse segundo grupo é formado por:
NFe: documento fiscal relacionado à compra de produtos;
CTe: documento que é emitido pela transportadora;
NFSe: serviços contratados.

Legalmente todas as empresas no Brasil, independente do porte, devem ter o XML da NFe e todos os outros documentos fiscais armazenados por 5 anos – seja em nuvem, num servidor ou computador local. Porém, isso não é a realidade e por isso muitas delas amargam multas que podem chegar à 1 mil reais por XML não apresentado numa fiscalização da receita.

Uma vez com esses documentos em mãos é preciso organizar os dados em tabelas para então iniciar a análise. Uma ferramenta de gestão de notas fiscais como o Arquivei pode ajudar – seja com notas fiscais emitidas ou recebidas.

Análises de dados a partir do XML das Notas Fiscais

Custo de compra na precificação dos produtos

Uma vez com os dados organizados é fácil filtrá-los por fornecedor, origem e destino, caso a loja tem mais de um local de estoque. Agora é possível saber o valor da tributação específica de cada produto comercializado, custo por unidade, litro, peso e valor do frete até o estoque. Isso irá ajudar na precificação dos produtos, por exemplo.

Através de uma análise histórica de dados das NFes você consegue entender como os preços por unidade, litro ou peso estão variando ao longo dos meses do ano.

Isso ajuda a identificar quando fazer uma promoção de produtos com preço em queda, trocar de fornecedor caso os valores de compra estejam prejudicando a precificação de loja ou ainda renegociação de contratos com fornecedores que a loja possui transações recorrentes.

Organização do estoque para recebimento de pedidos

Quando uma Nota é emitida o seu XML é enviado direto para os servidores da SEFAZ, onde ficam disponíveis para consulta. Lojas virtuais que fazem a consulta de NFe tem o acesso a esses documentos sem depender que ele chegue com o produto para descarregar.

Isso significa que se as informações da carga que está para chegar estiverem nas mãos da equipe responsável pela organização do estoque é possível organizar o espaço necessário para o recebimento da mercadoria. Muitas vezes aproveitando o tempo ocioso de uma equipe que não fica 100% do tempo no recebimento ou despacho.

Análise de venda de produto por região

Todo profissional ou proprietário de uma loja virtual sabe que acompanhar o volume de compras por região é indispensável num país robusto como um continente e com tantos tributos.

Para um mapa de consumo por região – pode ser um mapa térmico ou ranking – não dá para confiar 100% no Google Analytics com fraudes, boletos não pagos e compras canceladas criam um viés de análise que pode chegar à 30%. Do outro lado nem todas as lojas virtuais conseguem investir em um sistema de BI que entregará essa análise mais confiável.

Com as notas fiscais é possível tornar essa análise mais confiável com os campos de origem e destino cruzados com número de unidades vendidas, valor de venda de cada unidade e até com impostos como o ICMS.

Evitando multas e garantindo o compliance fiscal com consulta de Notas Fiscais

A consulta de xml dos documentos fiscais realizada com a devida validade jurídica não trará o risco de enviar para o contador notas com erros e inconsistências que o prejudicam na entrega das obrigações fiscais.

Automatizar essa consulta ajuda na redução do tempo que um colaborador do varejo gastaria cobrando os fornecedores, um a um. E com o sistema de gestão de Notas Fiscais é possível facilitar todas as análises e otimizações de processos que foram citados no artigo com baixo investimento.

Também é importante lembrar que o armazenamento do arquivo XML da NFe é obrigatório por 5 anos mais o ano vigente. Nesse caso, é necessário ter um backup dos seus arquivos, ou então utilizar uma plataforma de armazenamento.

Outra vantagem da consulta e organização dos documentos fiscais é a possibilidade de centralização dos processos de faturamento. Mesmo nos casos em que as companhias possuem filiais em outros estados.

É possível direcionar os processos para a sede, reduzindo o número de colaboradores no setor e tributos trabalhistas sem que o negócio perca sua eficiência. A partir daí o departamento financeiro poderá se antecipar e planejar pagamentos em datas preestabelecidas.

Um grande exemplo de como a preocupação sobre o controle de documentos fiscais em geral deve ser levada a sério, é a Batavo, que tinha um controle incompleto e gastava muito tempo atrás dos documentos e tentando validá-los, pois a empresa recebe cerca de 50 mil notas mensalmente. Hoje, com o uso de uma plataforma automatizada, a Batavo garantiu organização das notas fiscais dos fornecedores e dos clientes, armazenados em XML.

Ter pleno controle sobre os documentos fiscais é tão importante para o varejo como aplicar as mais modernas tecnologias na plataforma do e-commerce. Como você viu, as informações contidas na NFe vão ajudar seu negócio a entender melhor o cliente e ser ainda mais competitivo. Dessa forma, será possível oferecer uma ótima experiência de compra ao consumidor.

Conclusão

As notas fiscais estão cheias de dados valiosos e por meio da análise deles é possível obter insights valiosos. Assim o varejista tem a oportunidade de tomar decisões com dados precisos e reais sobre seus custos e investimentos. Sem a necessidade imediata de fazer altos investimentos em plataformas robustas de BI.

Para tornar essas análises possíveis é necessário ter 100% dos documentos fiscais através de consulta de NFes, NFSes e CTes em lote e organizar esses dados em planilhas. Manualmente quase impossível, então busque por uma solução de gestão de documentos fiscais, como o Arquivei, e faça a consulta e gere relatórios de todas dos documentos fiscais em poucos minutos. Sim, baixe os relatórios imediatamente.

Tenha acesso as melhores taxas do mercado para o seu negócio realizando o cadastro através do link: https://goo.gl/3msJtQ

Gostou do que leu? Aproveite e compartilhe nas redes sociais para que seus amigos possam se beneficiar do contéudo!

Fonte: moip